5 điều cần lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại bàn

Lắp đặt tổng đài điện thoại bàn là điều vô cùng cần thiết đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay. Chúng góp phần nâng cao hiệu suất công việc, giúp giải quyết nhiều vấn đề nhanh chóng và hiệu quả hơn. 

Tổng đài điện thoại là gì?

Trước khi đi vào tìm hiểu những lưu ý khi lắp đặt điện thoại bàn, hãy cùng tìm hiểu qua về khái niệm tổng đài là gì. 

Khái niệm tổng đài 

Tổng đài là hệ thống chuyển mạch điện thoại tự động thường được các doanh nghiệp tư nhân sử dụng. Tổng đài có thể tập trung tất cả các thiết bị như điện thoại bàn, máy fax,… vào một chỗ. 

Doanh nghiệp sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại nhằm mục đích liên lạc nội bộ cho nhau một cách tiện lợi và nhanh chóng. Ngoài ra, chúng cũng có thể dùng để liên lạc ra ngoài doanh nghiệp trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp.

Tuy nhiên, hiện nay tổng đài ngoài việc dùng để liên lạc còn có chức năng truyền tải thông tin dưới nhiều định dạng khác như hình ảnh, video… 

Phân loại tổng đài điện thoại

Có 2 loại tổng đài điện thoại mà bạn nên biết, bao gồm:

• Tổng đài truyền thống (điện thoại bàn): hoạt động chủ yếu dựa trên phần cứng. Đối với hệ thống tổng đài truyền thống, phần cứng, phần mềm và cơ sở hạ tầng phải luôn được kết nối với hệ thống máy chủ.
• Tổng đài ảo (Tổng đài VoIP): lưu trữ trên nền tảng đám mây trong hệ thống máy chủ của doanh nghiệp. 

Xem thêm: Địa chỉ lắp máy chấm công uy tín, chuyên nghiệp

Lợi ích của việc lắp đặt tổng đài điện thoại bàn

Tổng đài điện thoại phù hợp với nhiều đối tượng, gồm công ty, doanh nghiệp, khách sạn, nhà hàng,,… có quy mô vừa và lớn cần liên lạc nội bộ. Đặc biệt, những doanh nghiệp có hoạt động chăm sóc khách hàng, telesale… thì càng cần phải có một hệ thống tổng đài riêng cho mình. 

Lắp đặt tổng đài điện thoại bàn mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể là: 

• Có thể cùng lúc nhận và thực hiện nhiều cuộc gọi mà không bị báo đường truyền bận. 
• Hoàn toàn miễn phí khi liên lạc trong cùng một hệ thống với nhau. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ tiết kiệm một khoản chi phí liên lạc lớn.
• Trong nội bộ, nhân viên có thể chuyển máy cho nhau nhằm giúp giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả hơn. 
• Nâng cao tính bảo mật cho các cuộc gọi quan trọng trong nội bộ doanh nghiệp. 

Xem thêm: Những điều cần biết trước khi lắp thiết bị mạng cho gia đình

5 điều cần lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại bàn

Tổng đài điện thoại bàn có vai trò vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi lắp đặt cần phải lưu ý điều gì thì không phải ai cũng nắm rõ. Hãy cùng tìm hiểu 5 điều cần lưu ý dưới đây để biết thêm về việc lắp đặt tổng đài điện thoại bàn cho doanh nghiệp của bạn. 

Xem thêm: Lý do nên lắp khóa cửa vân tay ? Địa chỉ lắp đặt uy tín

Lắp đặt tổng đài điện thoại bàn dựa vào nhu cầu của doanh nghiệp

Việc lắp đặt tổng đài điện thoại trước tiên phải xuất phát từ nhu cầu thiết yếu của doanh nghiệp. Và mỗi doanh nghiệp lại có những nhu cầu khác nhau về hệ thống tổng đài này. 

• Có những đơn vị chỉ cần có hệ thống nghe gọi cơ bản. Nhưng cũng có nhiều doanh nghiệp có yêu cầu cao hơn như tổng đài phải tích hợp CRM, tích hợp nhiều kênh tương tác, đồng bộ dữ liệu… 
• Ngoài ra, bạn cũng cần xác định trước số lượng nhân viên sử dụng để có thể lựa chọn và lắp đặt hệ thống phù hợp.

Đó cũng là lý do tại sao bạn cần dựa vào nhu cầu để lên kế hoạch lắp đặt tổng đài điện thoại bàn cho văn phòng của mình.

Xem thêm: Dịch vụ lắp đặt camera quan sát TP HCM [Trọn Gói] – CCTV ViNa

Lựa chọn thiết bị điện thoại

Việc lựa chọn thiết bị cho tổng đài cũng vô cùng quan trọng. Thiết bị điện thoại bàn có chất lượng tốt sẽ giúp: 

• Nâng cao năng suất của các cuộc gọi.
• Hạn chế tối đa tình trạng rè loa, tín hiệu kém…
• Kéo dài thời gian sử dụng, giúp tiết kiệm chi phí bảo trì hệ thống. 

Xem thêm: Bật mí cách xem lại camera trên điện thoại và tivi đơn giản

Lựa chọn đầu số điện thoại bàn

Lựa chọn đầu số điện thoại cũng là điều mà các doanh nghiệp cần quan tâm khi lắp đặt tổng đài. Hiện tại có 4 đầu số cơ bản mà các doanh nghiệp hay sử dụng nhất là:

• Đầu số 1900
• Đầu số 1800
• Đầu số cố định
• Đầu số Mobi SIP

Chuẩn bị hệ thống đường truyền tín hiệu tốt

Trang bị cho doanh nghiệp đường truyền tốt cũng góp phần không nhỏ vào việc xây dựng hệ thống tổng đài nội bộ. Bởi thực tế, có khá nhiều cuộc gọi bị ảnh hưởng, gián đoạn chỉ bởi vì đường truyền không tốt. 

Hiệu quả công việc cũng giảm sút nhiều nếu doanh nghiệp thường xuyên gặp phải tình trạng nhiễu sóng, thông tin ngắt quãng, tín hiệu chập chờn…

Xem thêm: [Tham khảo] Top các camera tốt nhất hiện nay trên thị trường 

Lựa chọn đơn vị lắp đặt tổng đài uy tín, chất lượng

Cuối cùng, việc tìm được một đơn vị lắp đặt uy tín, chất lượng cũng đóng vai trò quan trọng không kém. Hiện nay, có khá nhiều đơn vị cung cấp trên thị trường với mức giá khác nhau. 

Mỗi đơn vị lắp đặt sẽ có sản phẩm, bảng giá,… khác nhau. Tùy thuộc vào nhu cầu, quy mô doanh nghiệp… của bạn mà lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. 

Sau nhiều năm thành lập và phát triển, CCTV ViNa tự hào là đơn vị lắp đặt tổng đài điện thoại bàn chất lượng, uy tín với giá thành ưu đãi và nhiều chính sách bảo hành lâu dài.

Nếu bạn đang có nhu cầu lắp đặt tổng đài điện thoại bàn cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ ngay tới số hotline 0903 060 333 để được CCTV ViNa hỗ trợ nhanh nhất nhé.

> Xem thêm một số bài viết khác

• Bảng giá lắp đặt camera gia đình tốt nhất TPHCM
• Giải đáp: Nên lắp camera có dây hay không dây – CCTV ViNa 
• So sánh camera IP và camera Analog : Gợi ý loại dùng phù hợp
• Dịch vụ sửa camera tại nhà – Uy tín – Chất lượng – Giá tốt
• Điều cần biết khi sử dụng dịch vụ bảo trì camera trọn gói
• Tư vấn lắp đặt camera quan sát chất lượng, giá thành tốt
• [Tư vấn] 8 Kinh nghiệm mua camera giám sát cực chuẩn
• Dịch vụ lắp camera tại nhà chuyên nghiệp giá tốt – CCTV ViNa